Configuration d'un système de classement efficace

Notions de base

Contenu

Mise en place d'un système de classement efficace peut aider à économiser temps et argent. Allez à droite à l'endroit qui détient la paperasse, la réception, manuel d'instruction ou un rapport dont vous avez besoin au lieu de la chasse à travers des piles de papier et les tiroirs désorganisés. Produire des recettes importantes pour les rapports de dépenses, taxes et rabais quand ils sont dus. Dépanner un appareil errant ou périphérique d'ordinateur au lieu de passer du temps et de l'argent sur le support technique lorsque vous savez où le manuel est. Développer l'habitude de déposer les deux documents et les documents électroniques et purger régulièrement les anciens fichiers.

Un système de classement efficace est orientée vers la récupération de documents et de la paperasserie. Les dossiers papier et de fichiers informatiques doivent être organisés d'une manière qui fait sens pour la personne à la recherche pour les fichiers. Points de noms de référence et fichiers doivent être en harmonie. Créer des noms de fichiers qui sont pertinents pour le contenu du fichier ainsi que le sujet auquel vous leur conférer.

Achetez des dossiers de fichiers en vrac pour maintenir un approvisionnement frais pour chaque nouveau sujet. Titre le dossier avec un nom qui correspond à ce que vous pourriez regarder pour quand vous en avez besoin, tels que "assurance voiture," "rapports de kilométrage," "reçus de fournitures de bureau" ou "tondeuse à gazon." Alphabétiser les dossiers dans un classeur. Utilisez des classeurs de lettres ou les fichiers latérales qui peuvent être facilement intégrés dans votre bureau. Regardez les sites tels que FilingCabinets.com pour un large choix de systèmes de classement pour tenir sur un espace ou d&# XE9-cor. Envisagez d'utiliser un classeur mobile pour les fichiers que vous utilisez régulièrement et de plus grands classeurs verticaux pour les fichiers qui sont rarement nécessaires.

Créez un nouveau fichier dans l'ordinateur pour chaque nouveau sujet ainsi. Utilisez un système qui fait sens pour vous au lieu d'essayer de suivre le système qui peut vous faire perdre des documents importants de quelqu'un d'autre. Arrêtez de perdre du temps à chercher des fichiers informatiques dans les systèmes désordonnés. Si à gauche pour continuer, la recherche de documents importants peut devenir très frustrant et prendre des heures de votre temps de travail précieux. Supprimer les fichiers qui sont obsolètes pour réduire l'encombrement.

Retirer des copies de nouveaux relevés de placement, des polices d'assurance et des listes de téléphone mis à jour lorsque vous insérez la nouvelle copie. Placez le dernier relevé bancaire ou reçu d'impôt à l'avant du dossier du fichier afin de réduire le temps de recherche. Jetez les vieux documents qui ne sont plus utiles. Débarrassez-vous des relevés bancaires après le temps des impôts, conserver les factures et fiches de paie pendant un an, les déclarations de crédit et des déclarations fiscales pour sept ans.