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Besoins de documentation d'une petite entreprise

La documentation est nécessaire de procéder à toute entreprise, que ce soit petit ou grand, et il est une source utile pour garder la trace des transactions et les projets. Les petites entreprises ont souvent beaucoup de petites transactions, et il peut être difficile de suivre les obligations et de valider chaque transaction si elles ne sont pas enregistrées dans un format défini. Vous avez besoin de la documentation sur tous les aspects de vos activités, car il vous aide à surveiller et évaluer les progrès de votre entreprise, en apporter la preuve, préparer des états financiers et d'identifier la source des recettes.

  1. Importance

    • Chaque entrepreneur ou propriétaire de petite entreprise a besoin pour suivre les progrès de l'entreprise pour assurer diverses transactions et opérations sont exécutées comme prévu. Une bonne documentation fournit un résumé complet d'une entreprise et vous aide à faire des améliorations que l'entreprise grandit. Par exemple, vous devez documenter budgets alloués aux processus d'affaires. Vous pourrez alors évaluer le rendement des employés et des entreprises sur la base de ces documents. Votre évaluation peut vous aider à concevoir de nouvelles stratégies de croissance et d'identifier les améliorations nécessaires dans les procédures et l'amélioration de la performance des employés affaires.

    • Fichiers permanent

      • Des fichiers permanents sont des documents que vous gardez pour une durée indéterminée. Ceux-ci comprennent les politiques d'affaires, plans de comptes, polices d'assurance, des dossiers de retraite des employés et les dossiers immobiliers. Tenir des registres d'impôts de façon permanente. Vous pouvez utiliser les enregistrements passé pour vous aider avec la déclaration fiscale actuelle à l'Internal Revenue Service, et vous pourriez avoir besoin d'apporter des modifications. Tenir des registres de vos actifs tels que les bâtiments et les véhicules de l'entreprise dans votre dossier permanent pour aussi longtemps que vous avez la propriété. Si vous vous débarrassez de la propriété, vous devriez toujours conserver la documentation de celui-ci pour un autre quatre ans. Si vous avez des employés, garder avantages et régime de retraite informations indéfiniment.

      Fichiers de stratégie

      • Il est crucial que vous conservez les fichiers de stratégie pour assurer que l'entreprise mène ses activités conformément aux normes éthiques et des lois et règlements pertinents. Par exemple, un manuel de l'employé pourrait servir un fichier de politique de ressources humaines. Il contient probablement les attentes de la société pour la conduite des employés. Il pourrait également aborder les politiques d'éthique de l'entreprise, face à l'exigence pour les employés à maintenir l'intégrité, l'équité, le respect et l'honnêteté tout en menant des activités commerciales. Il pourrait également inclure des politiques de service à la clientèle qui traitent de l'attitude des employés envers les clients. Des départements spécifiques ou domaines fonctionnels de maintenir leurs propres politiques. Par exemple, la zone de comptabilité et des finances pourrait avoir des politiques sur le traitement des états financiers, les fermetures de fin de mois, le paiement des fournisseurs et le respect des lois fiscales.

      Documents financiers

      • Que vous choisissiez des feuilles de calcul self-made, un logiciel spécial ou un livre de transaction sur papier, la documentation financière est cruciale pour la survie de votre entreprise. Vous garderez de nombreux dossiers financiers, et ils vont servir comme pièce justificative pour les transactions liés aux entreprises. Globalement, ils comprennent des registres de paie, contrats d'assurance pour votre propriété, et, si vous êtes une entreprise de fabrication, registre d'inventaire. Vous devez également registre-immobilisation et végétale et de la documentation de l'équipement. Livres de comptes débiteurs et les comptes créditeurs, les dossiers liés à des achats et des dépenses, les recettes brutes et les dossiers fiscaux de l'emploi sont également essentiels.

      Dossiers fiscaux

      • Vous aurez besoin d'une bonne documentation de produire des déclarations fiscales précises à la fin de périodes fiscales. Documents et dossiers pertinents comprennent les recettes, les chèques annulés, détail de propriétés et les investissements, et d'autres documents qui peuvent servir comme preuve de vos activités. Combien de temps vous gardez ces dossiers dépendent de l'information dans le dossier. Par exemple, si vous êtes dans le délai pour déposer un amendement fiscal, conserver tous les documents d'appui pour cet amendement qu'après l'expiration de la période. Aussi, gardez toutes les pièces justificatives jusqu'à ce que le temps passe au cours de laquelle l'IRS peut évaluer les taxes sur votre revenu. Si vous ne produisez pas de déclaration, vous aurez besoin de garder la documentation indéfiniment.

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