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Comment rédiger des notes dans le service de la paie

Mémos paie fournissent des renseignements aux employés sur les nouveaux changements dans la politique de l'entreprise et rappellent aux employés à propos de la politique actuelle. Par exemple, si les employés oublient habituellement à signer leur carte de temps, une brève note peut leur rappeler de l'exigence. Si, en raison d'un jour férié, les contrôles vont être disponible un jour plus tôt, vous pouvez utiliser un mémo à aviser les employés. Seulement envoyer des mémos au personnel nécessaire. Le service de la paie devrait inclure des notes de service de paie avec les chèques de paie des employés ou des déclarations de revenus pour assurer que les employés reçoivent la note.

Instructions

  1. 1

    Ecrire le titre. Inclure la date, les bénéficiaires, à partir de et sous réserve. Par example:

    01/12/2020

    Pour: Tous les employés




    De: Service de la paie

    Objet: Early Payday

  2. 2

    Ecrire le corps de la MEMO- c'est votre raison d'écrire le mémo. Par example, "En raison de la fête de Noël, les chèques de paie seront disponibles le 23." Simple interligne vos paragraphes et, si votre mémo a plus d'un, double espace après chaque paragraphe.

  3. 3

    Écrivez votre clôture. Bien que vous ne pas besoin d'être aussi formel que vous êtes dans une lettre d'affaires, inclure une déclaration de clôture et le nom de votre département. Par example, "Si vous avez des questions, s'il vous plaît contacter le service de la paie. Merci." Inclure un numéro de téléphone si votre ministère a sa propre extension.

Conseils & Avertissements

  • Prendre en compte, lorsque vous envoyez un mémo à tous les employés pour leur rappeler la politique de l'entreprise, que certains employés effectuent l'action correctement de sorte que vous ne voulez pas le mémo mot durement. Par example, "Juste un petit rappel de la politique de l'entreprise que les employés doivent signer leurs cartes de temps. Merci!"
  • Notifications des changements de politiques devraient être simples et au point, mais fournir vos informations de contact pour les questions. Par example, "Début 02/28/12, les employés doivent tourner leurs remboursements en semaine. Si vous avez des questions, s'il vous plaît contacter Susie au poste 210. Merci."
  • Si vous envoyez une copie de la note de service à une autre personne comme le propriétaire de la société, y compris une ligne de CC-dessous le sujet pour le nom de la personne.
  • Texas A & M University recommande l'utilisation de sous-titres pour les mémos de plus de trois paragraphes.
  • Utilisez tête de l'entreprise sur vos mémos pour aider le lecteur sait qu'il est une note officielle.
  • Recevoir l'approbation de votre chef de service ou le propriétaire de l'entreprise avant d'envoyer des mémos.
  • Mémos écrits en polices inhabituelles peuvent être difficiles à lire et à regarder non professionnel. Utilisez une police standard et de faire la chasse d'eau de texte avec la marge de gauche pour faciliter la lisibilité.
  • Même si la note est une plainte, faire attention aux mots que vous choisissez lors de l'écriture. Maintenir votre professionnalisme en tout temps.

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